Vragen over inkoop en aanbestedings beleid

De verwarring rond de keuze voor de schepper van het kunstwerk op het Keizer Karelplein was mogelijk minder groot geweest als er duidelijkheid had bestaan over de toepassing van Nota Inkoop – en aanbestedingsbeleid van de gemeente.

Daarom hebben wij vragen gesteld over de procedure bij inkoop en aanbesteding en over eerlijke mededinging in dat verband.

A. Vragen over de procedure bij inkoop en aanbesteding.

De Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid zelf is volkomen duidelijk: als er goederen worden gekocht, diensten worden verricht of werken uitgevoerd dan moet een openbare, onderhandse, enkelvoudige of meervoudige aanbesteding plaatsvinden al dan niet in Europees verband.  Ook geeft de Nota inzicht in de drempelbedragen die verband houden met levering/diensten en werken voor de decentrale overheid. Deze bedragen zijn afgeleid van de Gids Proportionaliteit : hoe om te gaan bij aanbestedingen. Zij zijn als richtlijn aangegeven voor ondermeer de decentrale overheid.

De onduidelijkheid over de procedure in verband met het kunstwerk is reden de voor de volgende vragen:

  1. Kan het college aangeven of de in de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid genoemde drempelbedragen nog voldoende actualiteit bevatten en aansluiten bij de in de huidige maatschappij  gehanteerde aanbestedings-normen?
  2. Ziet het college aanleiding de drempelbedragen aan te passen naar lokale (Amstelveense) omstandigheden?
  3. Kan het college bevestigen dat in geval van samenvallen van een inkoop, of een dienst met een werk het budget van de verschillende onderdelen, maar verband houdend met elkaar,  als één totaal wordt beschouwd in relatie tot de aanbesteding?
  4. Is het college van mening dat de procedure voor overheidsopdrachten in alle openheid moet plaatshebben?
  5. Is het college van mening dat bij voorstellen aan de gemeenteraad openheid van procedure in raadsvoorstellen moet worden gegeven?

B. Vragen over eerlijke mededinging en commerciële belangen.

In de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt in artikel 5.7 aangegeven dat de gemeente eerlijke mededinging bevordert. Citaat: “De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging”.

In de eerste plaats een opmerking over de zinsnede “in principe” in het citaat. Dit lijkt een slag om de arm. In de context van het citaat bevreemdt dat zeer. Immers, net zo min als je een beetje integer kan zijn, kan je bij mededinging toch ook niet een beetje objectief, transparant en non-discriminerend zijn?

Vervolgens over de werking van dit artikel.

Binnen de Amstelveense ondernemers bestaat twijfel en ontevredenheid over de correcte toepassing en uitvoering  van dit artikel door de gemeente. Niet iedereen is op de hoogte van procedures, drempelbedragen en soorten van aanbesteding. Mogelijk dat een deel van de twijfel en ontevredenheid daardoor wordt veroorzaakt. Maar wij vermoeden dat een ander – groter – deel is ontstaan door de niet transparante houding van de gemeente. Dat heeft vooral betrekking op de zogenaamde 1 op 1 inkopen en werken. Het is vreemd als ondernemer te moeten merken dat een collega een zaak aan de gemeente geleverd heeft, terwijl hij/zij de zaak eveneens tegen dezelfde kwaliteit/prijs had kunnen leveren.

Een gemakkelijke reactie daarop is: de gemeente mag – gelet op de aankoopprijs – de 1 op 1 procedure toepassen. Echter, de gemeente gaat in dat geval voorbij aan het adagium van eerlijke mededinging. Blijkbaar gaat het geven van een eerlijke kans om een opdracht gegund te krijgen niet meer op beneden het drempelbedrag van € 30.000,  ingeval van leveringen en diensten.

En tenslotte over de communicatie van de gemeente.

Ook hierover zijn klachten. Het komt voor dat in situaties waarbij de gemeente offertes vraagt aan ondernemers en waarbij het tot gunning komt aan één partij, de andere offerte uitbrengers geen enkele reactie meer krijgen. Zij blijven vervolgens gissen naar de afloop van de procedure.

Dit noopt ons tot de volgende vragen:

  1. Is het college met ons van oordeel dat de redactie van artikel  5.7 moet worden aangepast, waardoor er geen twijfel meer kan bestaan over de betekenis van dit artikel?
  2. Is het college bereid om meer voorlichting te geven over hoe de gemeente om gaat met inkoop en aanbesteding.
  3. Wil het college overwegen de gemeenteraad voor te stellen – ingeval van diensten en leveringen – het drempelbedrag van de 1 op 1 procedure te verlagen naar € 10.000, waardoor meer ondernemers in Amstelveen binnen het kader van eerlijke mededinging het recht krijgen om daadwerkelijk mee te dingen.
  4. Wil het college er zorg voor dragen dat offertemakers na gunning het resultaat daarvan per ommegaande vernemen?